視頻會議系統(tǒng)方案是一種讓身處異地的人們通過某種傳輸介質(zhì)實現(xiàn)“實時、可視、交互”的多媒體通技術(shù)。它可以通過現(xiàn)有的各種電氣通傳輸媒體，將人物的靜態(tài)和動態(tài)圖像、語音、文字、圖片等多種信息分送到各個用戶的終端設(shè)備上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內(nèi)容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加在同一會場中的會議一樣。

視頻會議系統(tǒng)方案的優(yōu)勢、節(jié)約會議的經(jīng)費、時間據(jù)相關(guān)，各個企業(yè)或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的以上；每年用于公務(wù)出差的費用高達億元，而每次開會或會面中約有的時間需花費在路途中。提高開會的效率由于召開視頻會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會者節(jié)省時間，提高效率。

由于參加會議的人員就在本地，和會議有關(guān)的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。適應(yīng)某些特殊情況對于某些交通狀況不好，特別是地處山區(qū)、邊疆的城市，視頻會議將帶來極大的方便。在一些緊急場合，如救災、防汛，戰(zhàn)地會議等，可以用視頻會議系統(tǒng)及時了解或發(fā)布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。

增加參會人員視頻會議可支持多人多點參加形成會議。同時，視頻會議系統(tǒng)具有投影、VGA端口以及數(shù)據(jù)流功能可以隨時增加會議與會者甚至召開全體會議?？偛繘Q策可即時傳達到所有員工。